Labor Law Brief Introduction II / 劳动法概述（之二）

Labor Law Brief Introduction II / 劳动法概述（之二）

刘庆贺律师事务所专栏/Column of Law Offices of Liu and Associates,  P.A.

Ying Yu, Esq. and Mark McMillan, Esq.

之前我们在劳动法概述（之一）中简要介绍了关于劳动法客户普遍面对的问题和诉求，这一期我们将继续关于劳动法的相关话题。律所近期集中接待客户诉说自己被移民局通知提交I-9表格的检查要求，对于I-9表格的整理与执法依据，客户均不甚了解。我们希望通过这篇文章对其做出简要介绍。

对雇主发出I-9表格审查要求的机构为ICE (Immigration and Customs Enforcement)，即移民执法局，而 ICE的目标几乎一直是食品服务和建筑设施的服务提供雇主。ICE近期加强了对I-9表格的执法和合规工作检查的力度，在佛州境内普遍发布了检查通知和传票。而果您作为雇主还没有收到传票，现在是对I-9表格进行审核，对餐厅制度进行规范的最佳时机。

如果收到传票，一般来说，最初的传票是针对法律规定的I-9表格保留期内所有现任和前任员工而言的，在收到检查通知后，雇主最多有72小时（3个工作日）来回复传票和检查通知。在这期间，准备好您的房屋经理或其他前线联系人，以便有可能遇到ICE官员或审计员的突袭检查。

ICE不会给与雇主额外时间应对传票。在您收到传票的那一刻，就请致电律师。当然，在此之前，如果您有时间通过法律人员进行内部审计，做到未雨绸缪，就再好不过了。花在内部审计上的成本只是I-9违规罚款，律师代理费以及ICE全面检查导致的收入损失的极小部分。

ICE征收的罚款不仅仅针对未经授权的就业，I9表格虽然只有两页的形式，但如果没有稳固的人力资源政策和训练有素的员工处理I-9表格填写和核查，可能会花费雇主很多时间和金钱。任何 I-9表格上的填写缺陷，类似于未将员工的姓名置于第二个可填写页面的顶部，或者使用过期表格，所有此类技术性或实质性的粗心错误或者违规行为，都将导致雇主被征收罚款。

在此，刘庆贺律师事务所列举了一些雇主力所能及的应对之策：

      ● 制定统一的，书面的I-9合规政策，并对员工进行培训。

· 建立一个日历系统，通知人力资源工作人员即将对拥有临时就业许可的个人进行重新核查。

· 建立最佳实践方法，对I-9进行适当的编目和保留，将前员工和现役员工的I-9分开。

· 将I-9表格与一般人事档案分开。 

最后，列举一些最常见的I-9表格错误：

表格递交太晚，表格填写不完整，信息与时间填写错误，过度记录（虽然看起来雇主正在努力通过请求尽可能多的文件来验证雇员在法律上有资格在美国工作，但雇主不能要求任何超出表格要求的内容。）

表格更正：雇主对I-9作出的任何更正或更改必须由雇主代理人签署并注明日期。如果需要对第1部分进行更正，则员工必须进行更正（在更正附近签字并约会）。任何错误都必须用一行划掉。在I-9表上使用White Out或修正液是违规行为。

值得庆幸的是，雇主可以在I-9内部审计中纠正大多数违规行为，无法纠正的错误也仍可在内部审计中解决。 作为内部审计（由雇主自愿进行）的一部分添加到员工档案中的注释，标注无法纠正的原因，对于确立雇主的诚信努力和遵守就业资格的努力有很大帮助。当雇主有证据证明他们审查其I-9表格是否合规并且他们尽一切努力纠正任何错误并维护其在法律下的义务时，ICE审计员在审查传票表格和评估罚款时会考量这些因素。

如果您希望帮助进行内部I-9审核，请联系刘庆贺律师事务所。

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